Son poids dans la décision finale oscille entre 40 % et 60 % des points. Construire un mémoire technique n’est pas si simple car il est essentiel qu’il réponde aux attentes du client. Il faut donc faire du sur-mesure et non partir sur un mémoire standard « re-copiable » de consultation en consultation. Pour aider à la construction, le client laisse souvent transparaître dans le règlement la répartition des points sur les aspects techniques : moyens dégagés pour l’exécution du marché, l’organisation et le développement durable ou plus largement la RSE.
Le mémoire technique doit être bâti à partir d’un plan en suivant les éléments indiqués dans la consultation et/ou éventuellement les sous-critères si ceux-ci sont indiqués. Disposer d’un document de référence interne dans l’entreprise est primordial afin de gagner en efficacité. Celui-ci sera à actualiser régulièrement afin de tenir compte des nouvelles dispositions mises en place, des innovations et des nouvelles attentes des prospects ou futurs clients.
Cette fiche technique reprend quelques points clés. Dans une première partie, il sera abordé la composition du mémoire type, puis dans un second temps un focus sur la mise en valeur de l’offre et enfin l’importance d’évaluer l’efficacité des retours.
1 . Composition d'un mémoire
Structurer son mémoire donne de la visibilité à la commission chargée d’évaluer les réponses. Il y a parfois plus de 20 candidats pour un seul lauréat. Du fait du nombre de dossiers, le temps d’analyse par candidat est compté et les réponses doivent donc être faciles à trouver, en plus de respecter l’ordre de la réponse attendue il faut veiller à :
• Disposer d’un sommaire paginé ainsi que les pages numérotées.
• Présenter la réponse de façon simple, directe et explicite (schémas, tableaux,…).
• Éviter des longs paragraphes de texte, ils sont peu lus.
À titre d’exemple, voici ce que pourraient être la structure de référence du « mémoire type de l’entreprise » et son contenu.
Tableau 1 : structure de référence du « mémoire type »
| Numéros et intitulés des paragraphes | Contenu | |
| 1 |
Le marché
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Reprendre la désignation des lieux et les prestations prévues au cahier des charges.
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| 2 |
Le management et moyens humains
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Mettre l’organigramme avec les différentes fonctions intervenantes. Mettre des CV des encadrants et des opérateurs spécialisés. Établir un tableau de répartition des volumes horaires par bâtiment et fonctions.
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| 3 |
Les moyens matériels
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Présenter les matériels mis en place. Mettre en avant les autres moyens comme les véhicules, lave-linge, téléphone, pointeuse, logiciel et outil informatique, etc.
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| 4 |
Les produits fournis
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Présenter les produits et consommables mis en place ainsi que les produits d’hygiène sanitaire si cela est prévu.
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| 5 |
Les consommables mis à disposition
|
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| 6 |
Les consommables mis à disposition
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Faire figurer : Le plan de démarrage du marché (exemple dans la fiche pratique de Services n° 254), Les labels qualité (certification ISO, qualification professionnelle Qualipropre).
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| 7 |
La Santé et sécurité au travail – plan de prévention
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Planifier la rédaction du plan de prévention. Mentionner les équipements de protection (EPI) qui seront mis en place. Mettre le volume d’intervention (fournir autorisation de conduite des intervenants) si besoin particulier lié au CACES.
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| 8 |
La formation
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Présenter les dispositifs de formation du personnel notamment lors de l’accueil, de la phase d’évaluation des besoins en formation, de l’action de formation.
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| 9 |
La RSE –développement durable
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Indiquer les actions réalistes mises en place ainsi que les indicateurs de réalisation et l’engagement sur le marché.
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| 10 |
Le compte-rendu de visite
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Établir un compte-rendu daté avec le nom de l’interlocuteur. Le compte-rendu contient notamment des infos sur la maintenabilité des locaux à entretenir par rapport au cahier des charges, les relevés de proposition de correction par rapport à l’état constaté, les moyens fournis pour exécuter le contrat.
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| 11 |
Les annexes
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Intégrer les : Fiches méthodes Fiches techniques des consommables
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2 . Mise en avant de l'offre
La mise en avant de l’offre est primordiale : elle passe par une réponse présentée sous forme de tableaux, la présentation des supports mis en œuvre dans l’entreprise et la mise en place d’indicateurs. On peut citer à titre d’exemple :
• Le taux d’encadrement : nombre d’heures d’encadrants/nombre d’heures travaillées.
• La proportion de produits bénéficiant d’un label écologique.
• La justification technique des choix techniques et méthodiques permettant la réduction de la consommation de produits et ou d’eau.
Tableau 2 : présenter et argumenter les choix des matériels
| Type de matériel | Désignation | Photo | Quantité | Les plus techniques |
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Caractéristiques techniques : efficacité, impacts environnementaux et/ou en matière de Santé et de sécurité au travail
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Tableau 3 : présentation du suivi, de contrôle et d’audit des prestations
| Qui | Chef d’équipe | Agent de maîtrise | Direction / responsable qualité | ||
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Support
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Cahier de liaison |
Tablette de contrôle interne
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Contrôle contradictoire
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Audit interne
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Satisfaction client
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Fréquence
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Tous les jours
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Mensuelle
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Bimestrielle
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Semestrielle
|
Annuelle
|
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Soit annuellement
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235
|
12
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6
|
2
|
1
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NB : Les constats récurrents alimentent le plan d’actions transmis semestriellement.
3 . Évaluer l'efficacité
Après avoir répondu, il est important de connaître et d’enregistrer les résultats obtenus. L’article 83 du Code des marchés publics précise que les entreprises qui ne sont pas retenues à un marché public ont le droit d'être informées des motifs détaillés du rejet de leur offre par rapport à l'attributaire.
L’analyse détaillée va permettre au candidat non retenu de connaître les faiblesses de sa réponse à la fois sur l’aspect technique et financier. Il pourra alors tenir compte de ces retours pour améliorer ses offres en conséquence. Cette capitalisation d’expériences est nécessaire pour progresser.
À relire
La fiche pratique intitulée « Pour bien démarrer un contrat », publiée en décembre 2017 dans le magazine Services n° 254.
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